Zuletzt aktualisiert am Juni 17, 2022 von Roman

6 Wege zur Steigerung der CRM Akzeptanz unter den Mitarbeitern und Nutzern

Du suchst nach den besten Tipps und Tricks zur Steigerung der CRM-Akzeptanz unter den Mitarbeitern und Nutzern? Dann bist Du hier genau richtig.

Bei der Implementierung von CRM Systemen geht es darum, dein Team davon zu überzeugen, dass es eine CRM-Plattform (Customer Relationship Management) zur Verwaltung der Vertriebsaktivitäten im gesamten Unternehmen nutzen möchte.

Eine fehlende Akzeptanz der CRM Software unter den Mitarbeitern und Nutzern stellt eines der größten Probleme bei CRM Systemen darstellt.

Problem

Du kannst die Akzeptanz verbessern, indem du dein Team in jeden Schritt des Implementierungsprozesses einbeziehst, dich verpflichtest, regelmäßige Audits durchzuführen und kontinuierliche Schulungen anbietest. Dies hilft den Teammitgliedern, gemeinsame Ziele zu formulieren, fördert die Transparenz und stellt sicher, dass Verkaufschancen nicht durch die Maschen fallen.

Hier sind sechs Möglichkeiten, wie du die Akzeptanz von CRM Systemen unter den Nutzern verbessern kannst, um die CRM-Erfahrung deines Unternehmens zu optimieren.

Wenn du den Artikel über die 6 Wege zur Steigerung der CRM-Akzeptanz unter den Mitarbeitern durchgelesen hast, empfehle ich du dir zudem unsere Artikel über die Besten CRM Software Anbieter aber auch die Besten CRM Systeme für Kleinunternehmen durchzulesen, um die Vor- und Nachteile, die Funktionen und Tools sowie Preisvergleiche zu erfahren.

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Lege Ziele für die CRM-Nutzung fest und propagiere die wichtigsten Vorteile des CRM Systems

Unabhängig davon, ob dein Unternehmen zum ersten Mal in ein CRM-Produkt investiert oder auf eine neue Lösung umsteigt, sollte ein Teil der Bewertung sein, was dein Unternehmen damit erreichen will. Es ist wichtig zu wissen, dass verschiedene CRM-Lösungen branchenspezifisch sein können oder für bestimmte Unternehmensgrößen und Funktionen entwickelt wurden. Das ist besonders wichtig, wenn es um die Funktionen geht, die eine CRM-Software bietet.

Überlege dir in der Planungsphase, welche Geschäftsaktivitäten du verbessern willst. Vielleicht möchtest du zum Beispiel Unterstützung bei Marketingfunktionen wie Social Media Management, E-Mail-Kampagnen oder der Erstellung von Inhalten. Vielleicht suchst du auch nach Vertriebslösungen wie Lead-Generierung, Tools zur Kontaktanalyse oder Telefonfunktionen innerhalb deiner CRM-Plattform.

Ganz gleich, welche Prioritäten du setzt, es gibt bestimmt ein CRM-System auf dem Markt, das die Anforderungen deines Unternehmens in Bezug auf Umfang und Budget erfüllt.

Vielleicht helfen Dir dabei auch unsere Artikel über die Besten CRM Software Anbieter aber auch die Besten CRM Systeme für Kleinunternehmen, um mehr über die Vor- und Nachteile, die Funktionen und Tools sowie die Kosten der einzelnen CRM Systeme zu erfahren.

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Sobald Du Dich für eine CRM Software entscheiden hast un die Implementierung ansteht, gilt es die Vorteile dieses CRM Systems für die Nutzer und Mitarbeiter zu propagieren.

Wenn Du dann das passende CRY System ausgewählt hast solltest Du messbare Kennzahlen als Ziele festelgen, um die Nutzung zu überprüfen.

Im Folgenden findest du einige Kennzahlen, mit denen du die Nutzungsrate bei deinen Endnutzern messen kannst:

  • Erfasse die Benutzeranmeldungen: Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Nutzung des Systems zu messen, ist, die Anzahl der Anmeldungen zu überprüfen und zu sehen, welche deiner Beschäftigten dies regelmäßig tun. Dies ist jedoch nur ein einfacher Indikator für die Nutzung und kein Maß für die Qualität der Nutzung.

  • Beobachte die Dateneingabe: Beobachte, wie deine Mitarbeiter/innen Kunden- und Geschäftsdaten in das System eingeben, z. B. Leads, Kontaktinformationen, Opportunities, Aufgaben und Aktivitäten.

  • Überprüfe CRM-generierte Berichte: Ermutige deine Mitarbeiter/innen, Daten zu verarbeiten und mit den Analysetools des CRM Berichte zu erstellen. Dies wird dir helfen, deine gesamten Vertriebs- und Geschäftsdaten in das System zu migrieren.

  • Messe KPIs mit Hilfe des Systems: Nutze das CRM, um die Leistung und die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) deiner Vertriebsmitarbeiter/innen zu messen, z. B. getätigte Anrufe, abgeschlossene Geschäfte und erzielte Einnahmen.

Denke daran, dass diese Kennzahlen Zeit brauchen, um sich zu entwickeln, also erwarte nicht, dass du sie über Nacht messen kannst.

Frühzeitig und oft Mitarbeiter-Feedback zum CRM System einholen

Einer der größten Fehler, den du als Unternehmer oder Manager machen kannst, ist, deine Mitarbeiter/innen nicht bei Themen, die sie direkt betreffen, um ihre Meinung zu bitten. In diesem Fall geht es um die Software, die sie tagtäglich benutzen werden.

Du solltest deine Mitarbeiter/innen während des Planungsprozesses einbeziehen. Eine Möglichkeit, das Interesse der Beschäftigten zu wecken, besteht darin, sie zu fragen, was sie sich von einem CRM erhoffen. Unabhängig von der Funktion hat jeder Mitarbeiter wahrscheinlich Probleme, die er gerne lösen würde, und wenn diese Probleme mit einem bestimmten CRM-Produkt gelöst werden können, ist es gut, diese Erkenntnis frühzeitig zu gewinnen.

Je besser die Mitarbeiter mit der CRM Implementierung vertraut sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie die neue CRM-Software nutzen, was zu einer höheren CRM-Akzeptanzrate führt.

Mach die CRM-Einführung zu einer Top-Down-Verpflichtung

Rund 34 % der Unternehmen ohne CRM-System sind der Meinung, dass der Widerstand gegen Veränderungen ein Hindernis für die Einführung eines CRM-Systems ist, und zwar hauptsächlich in der obersten Führungsebene. Auch wenn es wichtig ist, Einblicke von den Beschäftigten zu bekommen, sind es doch die Geschäftsinhaber/innen und Manager/innen, die die Entscheidung treffen und darüber wachen, dass die Entscheidung umgesetzt wird.

Pro-Tipp: Mitarbeiter/innen spiegeln oft die Begeisterung und das Engagement der Geschäftsführung wider, wenn sie neue Initiativen ergreifen. Wenn ein Mitarbeiter den Eindruck hat, dass sein Vorgesetzter trotz der Einführung einer neuen CRM-Software immer noch die alten Verfahren und Systeme für das CRM einsetzt, kann es sein, dass er sich gegen die Einführung von CRM sträubt.

Das Bekenntnis von oben muss sowohl deutlich erkennbar als auch von Dauer sein. Auch nach der CRM-Einführung müssen die Vorgesetzten weiterhin Engagement zeigen, indem sie die Mitarbeiter für die Nutzung des CRM zur Verantwortung ziehen und Ressourcen anbieten, um die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern.

Idee

Stelle sicher, dass deine Daten korrekt importiert und eingegeben werden

Niemand wird das CRM System nutzen, wenn die darin enthaltenen Informationen nicht korrekt sind. Achte also darauf, dass du deine Daten manuell importierst oder die Datenübertragungsdienste nutzt, die viele CRM-Softwareunternehmen anbieten. Viele Unternehmen bieten CRM-Experten an, die dir dabei helfen. Erkundige dich also bei der Auswahl eines CRM-Systems, ob diese Funktion angeboten wird. Außerdem solltest du dein Verkaufsteam ausgiebig schulen, um sicherzustellen, dass alle wissen, wie man die neuen Daten korrekt eingibt, damit alle den gleichen Prozess durchlaufen.

Die Umstellung auf ein neues CRM oder die Ersteinrichtung eines CRM sollte als vollwertiges Projekt betrachtet werden. Ein Problem, das bei der CRM-Einführung häufig auftritt, ist die Datenübertragung. Die manuelle Dateneingabe wird als größtes Problem bei der CRM-Einführung genannt. Deshalb solltest du bei der Festlegung der Projektaufgaben prüfen, welche Bereiche mit Hilfe von Massenimport- und -exporttools automatisiert werden können.

Regelmäßige Schulungen zu den CRM Systemen anbieten

Während des CRM-Einführungsprozesses geben 38% der Unternehmen fehlende technische Kenntnisse als Hindernis an. Diese formalisierte Schulung muss daher technische Themen wie die Einrichtung der einzelnen Benutzer, die Nutzung der grundlegenden CRM-Funktionen, die Integration mit Anwendungen von Drittanbietern und die Nutzung einiger der Tools behandeln, die von den Mitarbeitern in der Planungsphase gewünscht wurden.

Die Schulungen sollten aufgeteilt und auf deine Mitarbeiter/innen zugeschnitten sein, um sicherzustellen, dass sie den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen.

Zusätzlich zu den Schulungen während des CRM-Einführungsprozesses sollten auch nach der vollständigen Einführung des neuen CRM weitere Schulungen durchgeführt werden. So können die Mitarbeiter ihr Wissen über die Funktionen des CRM auffrischen und sich mit den neuen Funktionen des CRM-Softwareanbieters vertraut machen. Dafür eignen sich bspw. e-Learning Angebote, bzw. Online Kurse oder auch speziell aufbereitete Wissensdatenbanken.

Ein formelles CRM-Schulungsprogramm sollte einen Zeitplan enthalten, in dem festgelegt ist, wann die verschiedenen Module oder Übungen von den Mitarbeitern absolviert werden müssen. Du kannst zum Beispiel verlangen, dass jeder Mitarbeiter in den nächsten 15 Wochen zwei Module pro Woche absolviert.

Viele dieser Module können über das CRM-Produkt mithilfe der vom Anbieter angebotenen Tutorien absolviert werden.

Fortschritte bei der CRM-Einführung nachverfolgen

Der Prozess der CRM-Einführung sollte immer wieder neu überprüft werden. Geschäftsinhaber, Vertriebsleiter und CRM-Projektleiter müssen die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter mit dem CRM ständig überprüfen und sich vergewissern, dass das CRM richtig genutzt wird.

Werden keine regelmäßigen Nachfassaktionen durchgeführt, kann ein Umfeld entstehen, in dem die Beschäftigten das Gefühl haben, dass sie zu alten Gewohnheiten zurückkehren können. Die Auswertungen nach der Einführung sollten auch Lösungen zur Behebung der festgestellten Probleme enthalten.

Zusätzlich zu den Check-Ins mit deinen Nutzern ist es auch möglich, die Akzeptanzrate deines CRM zu messen. So kannst du feststellen, ob du die Nutzung durch dein Team verbesserst und das Beste aus deiner Investition herausholst. Du kannst die CRM-Akzeptanzrate messen, indem du den Prozentsatz der Nutzer, die das CRM tatsächlich nutzen, mit der Gesamtzahl der Nutzerkonten vergleichst.

CRM Akzeptanzrate %= (# Aktive Benutzer / # Gekaufte Benutzerkonten) X 100

Überprüfe die Rate mindestens vierteljährlich, um festzustellen, wie viel du von deinem CRM nutzt und um Schulungen zur korrekten und effizienten Nutzung des CRM zu planen.

Idee

Fazit – 6 Wege zur Steigerung der CRM-Akzeptanz unter den Mitarbeitern und Nutzern

Ein hoher Grad an CRM-Akzeptanz unter den Mitarbeitern und Nutzern ermöglicht eine bessere Datenorganisation, eine bessere Zusammenarbeit im Team und einen effizienteren Vertrieb, was letztlich zu einem höheren Umsatzwachstum führt. Die Einführung von CRM Systemen ist sowohl für große als auch für kleine Unternehmen ein immer wiederkehrendes Thema. Ihr Erfolg setzt eine Unternehmenskultur voraus, die das Engagement der Führungskräfte, das Feedback der Mitarbeiter/innen und die konsequente Übernahme von Verantwortung schätzt.

Das war’s fürs Erste. Viel Erfolg bei der Umsetzung der 6 Wege zur Steigerung der CRM-Akzeptanz unter den Mitarbeitern und Nutzern.

Wir hoffen, du nimmst zudem als Fazit mit, dass du dich nach der besten CRM-Lösung für deine Bedürfnisse umsehen solltest, falls du das noch nicht getan hast. Vergiss nicht, dir unsere anderen Artikel zum Thema CRM durchzulesen, und probiere auch die kostenlosen CRM-Lösungen der verschiedenen Anbieter aus.

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Welche Hürden hast Du bei der Steigerung der CRM-Akzeptanz unter den Mitarbeitern und Nutzern? Schreibe es in die Kommentare.