Zuletzt aktualisiert am September 5, 2022 von Roman

CRM Implementierung [year]: In 11 Schritten zur erfolgreichen CRM Einführung

Du suchst nach den besten Tipps und Tricks zur CRM Implementierung bzw. zur CRM Einführung in 2022? Dann bist Du bei dieser Schritt für Schritt Anleitung zur Implementierung eines CRM Systems genau richtig.

Die Fülle an neuen Funktionen, die dein Unternehmen erhält, wenn du dich für eine CRM Implementierung entscheidest, ist enorm. Wenn dein Unternehmen ohne CRM-Lösung arbeitet, haben alle – von den Vertriebsmitarbeitern über die Projektmanager bis hin zu den Kundendienstmitarbeitern – Mühe, so effizient wie möglich zu agieren.

Die Einführung eines CRM Systems ist nicht länger ein Luxus, sondern ein Muss!

Neben einer kundenorientierten Funktion für Verkaufs-, Marketing- und Serviceprozesse ermöglicht eine CRM-Lösung Einblicke in die Vorlieben des Käufers, zeitnahe Angebote und eine personalisierte Behandlung. Außerdem hilft sie dabei, Menschen, Unternehmen und Technologie in eine solide CRM-Strategie einzubinden, um den Markt, die Branche und die Kunden zu verstehen.

Aber was ist eigentlich eine CRM Implementierung?

Die Implementierung von Customer Relationship Management (CRM) ist der Prozess der Einrichtung und des Einsatzes eines CRM-Systems bzw. Kundenverwaltungsprogramms.

Die meisten CRM-Tools für kleine Unternehmen sind zwar Plug-and-Play-fähig, aber eine sorgfältige Planung und Einführung sind der Schlüssel zur Maximierung deiner Investition. Die Einstellungen, Integrationen und Daten der Software sollten richtig eingerichtet und auf die Ziele deines Unternehmens abgestimmt werden.

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir dir, wie Du eine CRM Implementierung erfolgreich umsetzen kannst, um effizientere Marketing-Automatisierung, bessere Sales Pipelines und bessere Arbeitsabläufe in deinen Geschäftsprozessen zu erzielen sowie eine hohe Kundenbindung und einer insgesamt hervorragenden Kundenerfahrung aufrechtzuerhalten. Dabei werden wir die einzelnen Schritte einer CRM-Implementierung genau unter die Lupe nehmen.

Wenn du den Artikel über die CRM System Einführung durchgelesen hast, empfehle ich du dir zudem unsere Artikel über die Besten CRM Software Anbieter aber auch die Besten CRM Systeme für Kleinunternehmen und insbesondere auch über die beste CRM Software für Startups durchzulesen, um die Vor- und Nachteile, die Funktionen und Tools sowie Preisvergleiche zu erfahren.

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Was macht einen erfolgreichen Plan zur CRM Einführung aus?

Eine erfolgreiche Einführung eines neuen CRM Systems muss weder eine Million Euro kosten noch ein Jahr dauern. CRM-Implementierungsstrategien gibt es im Internet zuhauf, und unser Schritt-für-Schritt-Plan basiert auf den besten Informationen, die die CRM-Welt zu bieten hat.

Ganz gleich, ob du ein Startup, ein kleines Unternehmen oder ein Konzern bist, der CRM mit ERP-Software kombinieren möchte, diese CRM-Implementierungsstrategien im Rahmen des Change Management werden deine Akzeptanz mit Sicherheit steigern.

Hier ist die 11-Schritte-Strategie zur CRM-Einführung:

  1. Definiere deine spezifischen Anforderungen an ein CRM System

  2. Mach dir Gedanken wie das CRM System in Deine Software Umgebung passen soll

  3. Suche und Auswahl der passenden CRM Software

  4. Stelle ein zentrales CRM-Team zusammen

  5. Lege deine CRM-Zielsetzungen fest

  6. Bestimme, welche Daten migriert werden müssen

  7. Anpassungen der CRM-Einstellungen definieren

  8. Integriere Apps von Drittanbietern

  9. Teste deine CRM-Umgebung

  10. Schule deine Benutzer

  11. Messung der CRM-Akzeptanz

Bedenke zudem, dass eine schlechte Implementierung einer CRM Software eines der größten Probleme bei CRM Systemen darstellt.

Problem

Wie man die Einführung eines CRM-Systems erfolgreich gestaltet: 11 wichtige Schritte bei der CRM-Implementierung

Der Prozess der CRM-Implementierung ist nicht unbedingt ein striktes Regelwerk, das nur einen Schritt vorsieht. Du hast einen gewissen Spielraum, wie du vorgehst, vor allem, wenn du die Initiativen auf verschiedene Personen verteilst, die an den Phasen der CRM-Einführung beteiligt sind.

Es gibt viele Möglichkeiten, während der Einführung eines CRM Systems für Ordnung zu sorgen. Du kannst in diesem IT Projekt eine Tabellenkalkulation, eine App oder einfach ein Whiteboard verwenden. Tabellenkalkulationen und Apps oder auch eine Projektmanagement Software sind jedoch besser, weil sie aus der Ferne zugänglich sind.

Lass uns nun die 11 Schritte zur Implementierung eines CRM Systems genauer betrachten:

Definiere deine spezifischen Anforderungen an ein CRM System

Der erste Schritt in unserem CRM-Implementierungsprozess ist die wichtigste Arbeit, die du während des gesamten Prozesses leisten musst: Du musst deine Bedürfnisse verstehen (Soll Analyse) und dir genau überlegen, wie du sie mit einem CRM-System erfüllen willst.

Du musst an Dinge wie die Unternehmensstrategie, die Unternehmensgröße und die Branche denken, wie viele deiner Teammitglieder das CRM-System nutzen werden und welche Abteilungen, z. B. aus dem Marketing, dem Verkaufsprozess oder dem Support, es nutzen sollen.

Mach dir Gedanken wie das CRM System in Deine Software Umgebung passen soll

In Schritt 2 unseres Leitfadens zur CRM-Implementierung geht es darum, sich ein Bild von der Umgebung Deiner Unternehmenssoftware zu machen und zu überlegen, wie dein CRM Projekt in diese Umgebung passt. Große Unternehmen nutzen oft ERP-Systeme, also überlege dir, wie diese zusammenarbeiten sollen.

Manche CRM-Plattformen können wirklich alles. Es gibt viele großartige CRMs, die als Add-ons und Erweiterungen mit anderen wichtigen Tools wie Google- und Microsoft-Produkten funktionieren. E-Commerce-Betriebe sollten sich vor allem überlegen, welche Integrationen sie für Preis- und Zahlungsmodule benötigen.

Suche und Auswahl der passenden CRM Software

Zeit für die CRM-Implementierung Schritt 3: Die beste CRM-Lösung auswählen. Genauso wie du den Besuchern deines Shops oder deiner Website eine tolle Customer Journey bieten willst, wollen das auch die besten CRM-Tools für dich als potenziellen Kunden tun.

Sieh dir die Funktionslisten an, vergleiche die Preismodelle und lese sogar externe Bewertungen. Oft bieten dir CRM-Systeme kostenlose Testversionen an. Natürlich könnten zu viele kostenlose Testversionen deinen CRM-Implementierungsprozess unnötig in die Länge ziehen.

Vielleicht helfen Dir dabei auch unsere Artikel über die Besten CRM Software Anbieter aber auch die Besten CRM Systeme für Kleinunternehmen, um mehr über die Vor- und Nachteile, die Funktionen und Tools sowie die Kosten der einzelnen CRM Systeme zu erfahren.

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Stelle ein zentrales CRM-Team zusammen

Es ist wichtig, dass du ein CRM-Team zusammenstellst, dessen Aufgabe es ist, dafür zu sorgen, dass dein CRM richtig genutzt und im gesamten Unternehmen akzeptiert wird. Dieses Team muss nicht eigens für das CRM zuständig sein – es kann auch bestehenden Mitarbeitern mit bestehenden Aufgaben zugewiesen werden, die das CRM in ihren Verantwortungsbereich aufnehmen.

Im Folgenden findest du die wichtigsten Mitglieder, die du in deinem CRM-Implementierungsteam brauchst:

  • CRM-Projektmanager: Die leitende Person, die für das System verantwortlich ist und in den gesamten Prozess involviert ist. Er ist dafür verantwortlich, dass das CRM-System wie geplant genutzt wird, indem er die wichtigsten administrativen Details festhält und den Endnutzern Zugang gewährt.
  • IT-Manager: Ein firmeninterner IT-Manager, der in der Regel für die Unterstützung der Implementierung verschiedener technologischer Tools zuständig ist, hilft dem Projektmanager bei Hindernissen und technischen Schwierigkeiten.
  • Vertriebsleiter/innen: Die Leiter der Verkaufsteams sind diejenigen, die die Daten und Informationen überwachen, die in dem System verarbeitet werden, sobald es eingeführt ist.

Wer hochkomplexe und unternehmensweite CRM-Systeme einführt, sollte die folgenden Personen an Bord haben, um den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten:

  • Software-Analyst: Ein Softwareanalyst ist für die Datenmigration und -bereinigung zuständig. Er muss also wissen, wie die einzelnen Funktionen funktionieren und was die CRM-Software so alles kann.
  • Software- oder App-Entwickler: Der Softwareentwickler passt die CRM-Software vollständig an und stellt sicher, dass die im System konfigurierten Pipelines und Prozesse zu den Prozessen des Unternehmens passen und dessen Anforderungen erfüllen.
  • Software-Testingenieur/in: Der Softwaretestingenieur leitet die Tests der verschiedenen Softwarefunktionen. Er muss eng mit allen Mitgliedern des Kernteams zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Software reibungslos läuft, bevor sie an das größere Team weitergegeben wird.

Neben dem Kernteam für die CRM-Implementierung ist es auch wichtig, alle identifizierten Endnutzer zu versammeln. Anhand ihrer Rückmeldungen kannst du herausfinden, welche Funktionen sie am meisten brauchen, wie viel Schulung sie benötigen und eine Reihe weiterer Daten, die dir helfen, das neue System problemlos einzuführen.

Fragen, die du deinen CRM-Nutzern stellst, sollten beinhalten, ob sie in der Vergangenheit bereits ein CRM-System verwendet haben, welche Routineaufgaben sie gerne automatisiert hätten und welche anderen Geschäftsanwendungen sie regelmäßig nutzen. Auf diese Weise kannst du deinen CRM-Schulungsplan erstellen, die benötigten Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen ermitteln und die wichtigsten Integrationen von Drittanbietern bestimmen, die dein Team benötigt.

Lege deine CRM-Zielsetzungen fest

Lege deine Zielvorgaben für die Nutzung des CRM-Systems fest. Lege die Ziele fest, die du erreichen willst, indem du die Parameter festlegst, an denen dein Team innerhalb des Systems gemessen wird und wie das System genutzt werden soll.

Deine Ziele müssen konkrete und greifbare Ergebnisse beinhalten, an denen du deine Unternehmensleistung innerhalb eines bestimmten Zeitraums überprüfen kannst. Klar definierte Ziele helfen dir, einen realistischen Aktionsplan zu erstellen.

Hier sind einige Beispiele für übergeordnete Ziele und den dazu passenden konkreten Umsetzungsplänen, die dir helfen sollen, deine eigenen zu erstellen:

  • Steigerung der monatlich eingehenden Leads auf 25%: Wöchentliche Auswertung der bestehenden Kommunikationskanäle (Website-Formulare, soziale Netzwerke, Landing Page, Newsletter-Anmeldungen), um festzustellen, wie viele Leads von jedem einzelnen Kanal kommen, und Konzentration der Bemühungen auf die Kanäle, die die meisten Leads generieren
  • Wandle 30 % der warmen Leads in Verkaufsabschlüsse um: Versende wöchentlich hochwertige Newsletter, um deine Leads mit wertvollen Informationen zu versorgen und deine Produkte und Dienstleistungen in Erinnerung zu halten
  • Steigere deinen monatlichen Umsatz um 15%: Verkaufe an größere Unternehmen der verarbeitenden Industrie, die über größere Budgets verfügen und mehr von deinen Dienstleistungen benötigen.

Bestimme, welche Daten migriert werden müssen

Ein häufig übersehener Schritt bei der CRM-Implementierung besteht darin, im Voraus zu bestimmen, welche Daten in das neue System migriert werden müssen und wo sie sich derzeit befinden.

Kontakt-, Unternehmens- und Geschäftsdaten werden aus anderen Geschäftssystemen oder CRM-Systemen exportiert, indem eine einfache CSV-Datei (Comma-Separated Values) auf die neue Plattform hochgeladen wird. Die meisten CRMs verfügen auch über ein Import-Tool, um den Prozess zu automatisieren. Allerdings geht jede Lösung anders mit der Datenmigration um, deshalb ist es wichtig, von Anfang an zu prüfen, was benötigt wird.

Pro-Tipp: Verschiebe nicht alle deine Daten auf einmal. Teste die Integrität der Datenübertragung zunächst mit einer kleinen Stichprobe.

Du musst nicht alle Daten aus deinen bestehenden Systemen migrieren. Du kannst einige Daten zurücklassen, vor allem wenn sie in deinem CRM keinen Zweck erfüllen und nur Speicherplatz belegen. Dazu könnten veraltete Verkaufsberichte und Kundendaten, doppelte Kundeninformationen und schlecht formatierte Tabellen gehören, die dein neues CRM unübersichtlich machen.

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Anpassungen der CRM-Einstellungen definieren

Eine weitere wichtige Komponente bei der Erstellung eines Plans zur CRM-Implementierung ist die frühzeitige Festlegung von Systemeinstellungen und Prozessen. CRM-Systeme enthalten eine Reihe von Einstellungen, die an die Bedürfnisse deines Teams angepasst werden sollten, darunter:

  • Unternehmensprofil und Einstellungen
  • Benutzerdefinierte Felder
  • Dropdown-Menü-Auswahlen
  • Benutzerberechtigungen und -verwaltung
  • Richtlinien für den Mailingversand und Zustimmungsliste
  • Admin-Einstellungen

Neben den allgemeinen Systemeinstellungen bieten viele CRM-Systeme auch anpassbare Optionen für Rollen, Berichte, Arbeitsautomatisierung, Pipeline-Stufen und E-Mailinglisten. Bevor du mit der Einrichtung dieser Funktionen beginnst, solltest du deine Customer Journey überdenken – vom ersten Kontakt bis zum Kauf.

Hier sind die allgemeinen Phasen einer Customer Journey:

  • Aufmerksamkeit: Interessenten erfahren über verschiedene Kanäle von deinen Produkten und Dienstleistungen, z. B. über deine Website, soziale Netzwerke, Werbung, Empfehlungen und Kaltakquise.
  • Überlegung des Kunden: Der Kunde überlegt, ob deine Produkte und Dienstleistungen, zu ihm passen, indem er sich erkundigt, anruft, eine Produktdemo macht, einen Gratis Testzeitraum bspw. eines Keyword Tools antritt oder eine kostenlose Probefahrt macht.
  • Entscheidung: Die Entscheidung der Kunden, ob sie dein Produkt oder deine Dienstleistung kaufen wollen oder nicht.
  • Bindung und Pflege: Kunden werden durch einen zuverlässigen Kundensupport und die allgemeine Zufriedenheit mit den Produkten gestärkt, ebenso wie durch einen anhaltenden Kontakt über Kanäle wie Newsletter und Bitten um Feedback.
  • Kundentreue: Loyale Kunden helfen Unternehmen, durch die Bindung von Kunden zu wachsen und bieten das Potenzial für Cross- und Upselling-Produkte wie bspw. Online Kurse sowie für die Gewinnung neuer Kunden durch die Mundpropaganda der bestehenden Kunden.

Die Untersuchung der Customer Journey und die Anregungen deines Teams sind die Grundlage für die meisten Einstellungen, Berechtigungen und Anpassungen des CRM-Systems. Dieser Schritt während der Planungsphase deiner CRM-Implementierung wird dir helfen, ein CRM-System einzuführen, das von Anfang an benutzerfreundlich ist.

Integriere Apps von Drittanbietern

Die Integration deines CRM in Anwendungen von Drittanbietern wie Facebook, Microsoft Outlook, GetResponse und Slack maximiert die Effizienz deines Unternehmens. In dieser Phase der CRM-Implementierung kann dein Team zwischen den Anwendungen wechseln und auf wichtige Kundendaten zugreifen, ohne die CRM-Plattform zu verlassen.

CRMs bieten in der Regel Dutzende bis Hunderte von Integrationen von Drittanbietern, also setze Prioritäten, je nachdem, was für deine Vertriebsteams am wichtigsten ist. In unserem Leitfaden erfährst du, wie du dein CRM mit anderen Drittanbieter-Apps integrieren kannst.

Beliebte Integrationen sind:

Teste deine CRM-Umgebung

Das Testen deiner CRM-Umgebung bedeutet, dass du den CRM Implementierungsprozess fast abgeschlossen hast und es an der Zeit ist, zu überprüfen, ob die Software voll funktionsfähig ist und entsprechend deinen Anforderungen funktioniert. Durch das Testen erfährst du, wie die einzelnen Komponenten zusammenarbeiten und kannst die Kundenkontaktpunkte, die mit dem CRM verbunden sind, bewerten, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktionieren.

Testen Testen Testen

Es gibt mehrere Komponenten, die du testen kannst, darunter:

  • Migrierte Daten: Alle importierten Datensätze werden mit den richtigen Feldern abgeglichen, ohne doppelte Daten
  • Kontakte: Alle zugewiesenen Datenfelder werden erkannt und können ausgefüllt werden
  • E-Mail-Erfassung: Der E-Mail-Austausch wird mit dem richtigen Kontakt verknüpft und die Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisierung funktioniert wie erwartet.
  • Lead-Routing: Leads werden nach vordefinierten Regeln an den richtigen Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet
  • Pipeline-Management: Die Spalten in jeder Pipeline entsprechen dem Verkaufsprozess
  • Automatisierte Aufgaben: Aufgabenauslöser funktionieren wie erwartet
  • Integrationen: Alle Geschäftsanwendungen sind korrekt verbunden
  • Berichte: Die Daten stimmen mit den erwarteten Ergebnissen überein
  • Website-Formulare: Das Formular wird korrekt angezeigt, die Felder können ausgefüllt werden und das ausgefüllte Formular wird korrekt weitergeleitet

CRMs sind oft einfach einzurichten und zu pflegen, egal wie viel Erfahrung du hast. Wenn du eine besonders komplexe Migration vor dir hast oder Hilfe bei der Einrichtung von Integrationen brauchst, solltest du einen Blick auf die Art des Supports werfen, den dein neues CRM System bietet.

Die Möglichkeiten zur Fehlerbehebung sind bei kostenlosen Lösungen wie dem HubSpot CRM*-Tarif in der Regel auf E-Mail-Support, Online-Ressourcen und Online-Community-Foren beschränkt. Bezahlte CRM-Lösungen wie monday.com* hingegen bieten im Rahmen ihrer Service-Pläne Unterstützung bei der Einrichtung und beim Onboarding.

Schule deine Benutzer

Sobald die Testphase abgeschlossen ist und alle Komponenten deines CRM ordnungsgemäß eingeführt sind, beziehe dein Team mit ein und zeige ihm, wie es funktioniert. Achte darauf, dass du das Feedback deines Teams einholst, um herauszufinden, wie du das System weiter verbessern kannst. Es ist auch eine gute Praxis, regelmäßig Feedback von ihnen einzuholen, um Hindernisse und Probleme bei der Nutzung des Systems zu minimieren.

Messung der CRM-Akzeptanz

Der Prozess der CRM Einführung endet nicht, wenn deine Mitarbeiter/innen gelernt haben, wie man das System bedient. Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass sie das System auch wirklich nutzen. Im Folgenden findest du einige Kennzahlen, mit denen du die Nutzungsrate bei deinen Endnutzern messen kannst:

  • Erfasse die Benutzeranmeldungen: Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Nutzung des Systems zu messen, ist, die Anzahl der Anmeldungen zu überprüfen und zu sehen, welche deiner Beschäftigten dies regelmäßig tun. Dies ist jedoch nur ein einfacher Indikator für die Nutzung und kein Maß für die Qualität der Nutzung.
  • Beobachte die Dateneingabe: Beobachte, wie deine Mitarbeiter/innen Kunden- und Geschäftsdaten in das System eingeben, z. B. Leads, Kontaktinformationen, Opportunities, Aufgaben und Aktivitäten.
  • Überprüfe CRM-generierte Berichte: Ermutige deine Mitarbeiter/innen, Daten zu verarbeiten und mit den Analysetools des CRM Berichte zu erstellen. Dies wird dir helfen, deine gesamten Vertriebs- und Geschäftsdaten in das System zu migrieren.
  • Messe KPIs mit Hilfe des Systems: Nutze das CRM, um die Leistung und die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) deiner Vertriebsmitarbeiter/innen zu messen, z. B. getätigte Anrufe, abgeschlossene Geschäfte und erzielte Einnahmen.

Denke daran, dass diese Kennzahlen Zeit brauchen, um sich zu entwickeln, also erwarte nicht, dass du sie über Nacht messen kannst. Wenn du dein CRM-System erst kürzlich eingeführt hast und sicherstellen willst, dass deine Mitarbeiter/innen es auch nutzen, lies unseren Leitfaden zur Steigerung der CRM-Akzeptanz.

Idee

Was ist eine CRM Implementierung?

Man hört oft von CRM-Implementierung und meint damit, dass man ein neues System abonniert, einen Haufen Daten migriert und all diese neuen Anwendungen bekommt.

Aber die Wahl der richtigen CRM-Plattform, das Einpflegen der richtigen Kundendaten (und anderer CRM-Daten) und die richtige CRM-Schulung nach der Einführung sind nicht immer ein Kinderspiel. Es gibt tatsächlich Spezialisten für die Einführung von CRM Systemen, und vielleicht wäre es für dein Unternehmen am besten, einen solchen zu engagieren. Aber das ist nicht nötig und könnte für kleinere Betriebe mit kleinem Budget zu teuer sein.

Die CRM-Technologie ist nur so schwierig, wie man sie einsetzt, und der Grad der Benutzerakzeptanz kann variieren. Wir hoffen, dass dieser Artikel dir einen Plan für die CRM-Einführung zeigt, mit dem du langfristig Zeit und Geld sparen kannst. Schließlich folgen große Dinge aus großen Plänen, und dieser Plan für die CRM-Einführung ist da keine Ausnahme.

Wie sich eine effektive CRM-Implementierung auf dein Unternehmen auswirkt

Die Planung eines CRM-Projekts wirkt sich in vielerlei Hinsicht auf dein Unternehmen aus. Ein guter Plan für die CRM-Implementierung bedeutet, dass du Zeit sparst, die genauesten und wertvollsten Daten hast und dass alle deine Mitarbeiter auf derselben Seite stehen und dieselben Informationen nutzen.

Nimm dir Zeit bei der Auswahl eines neuen CRM-Anbieters

Einer der ersten Schritte bei der CRM-Einführung ist die Wahl der richtigen CRM-Plattform. Es gibt viele gute Recherchen und Bewertungen im Internet, und die meisten CRM-Systeme bieten kostenlose Testversionen oder kostenlose Versionen an. Wenn du diesen Schritt ernst nimmst, hast du schneller und mit weniger kostspieligen Einführungsschritten ein funktionsfähiges CRM-System.

Vielleicht helfen Dir dabei auch unsere Artikel über die Besten CRM Software Anbieter aber auch die Besten CRM Systeme für Kleinunternehmen, um mehr über die Vor- und Nachteile, die Funktionen und Tools sowie die Kosten der einzelnen CRM Systeme zu erfahren.

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Mach das Beste aus deinen CRM-Daten

Wenn CRM-Systeme wie gut eingespielte Maschinen sind, dann sind CRM-Daten der Treibstoff, der sie am Laufen hält. Ungeeignete CRM-Daten können schwerwiegende Auswirkungen auf dein Unternehmen haben und zu Kundenverwechslungen, ineffizienten Vertriebsteams und insgesamt ratlosen CRM-Nutzern führen. Bevor du ein CRM-System einführst, solltest du sicherstellen, dass deine Daten sauber sind: Entferne doppelte Kontakte oder alte und ungültige Informationen.

Gib deinen CRM-Nutzern die besten CRM-Tools an die Hand

Du musst dir Gedanken darüber machen, wer die Endnutzer dieser CRM-Software sein werden. Deine Verkaufsleiter und Vertriebsmitarbeiter? Dein Marketingteam? Oder deine Kundenbetreuer/innen? Die besten CRM-Programme verfügen über Funktionen für all diese Abteilungen und sorgen dafür, dass jedes Teammitglied reibungslos mit allen anderen zusammenarbeiten kann, unabhängig von den einzelnen Abteilungen.

Idee

Die Wichtigkeit eines passenden Plans zur CRM-Implementierung

Die Implementierung deiner CRM-Software ist keine einfache Aufgabe. Es ist ein mehrstufiger Prozess, zu dem eine gute Planung gehört – angefangen bei der Zusammenstellung eines Teams, der Verfeinerung der Arbeitsabläufe, der Identifizierung der zu migrierenden Daten und der Durchführung geeigneter Tests und Schulungen.

Eine solide CRM-Implementierungsstrategie hilft dir, häufige Fallstricke zu vermeiden, wie z. B:

  • Geringe Akzeptanz bei deinen Zielnutzern: Wenn kein System und keine Schulungen eingeführt wurden, um den Nutzern zu erklären, warum du ein CRM einführst, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie es nicht nutzen.

  • Keine Verpflichtung zur Nutzung unter den Führungskräften: Wenn die Einführung und Nutzung von CRM von den höchsten Ebenen deines Unternehmens befürwortet wird, ist es wahrscheinlicher, dass die einzelnen Mitarbeiter/innen diesem Beispiel folgen.

  • Die Nutzer/innen verstehen ihre Rolle nicht: Bestimme ein Team, das die Nutzung des CRM-Systems beaufsichtigt, und weise jedem eine bestimmte Rolle zu, um ihn zur Verantwortung zu ziehen.

  • Das System wird auf einmal eingeführt: Es geht nicht von heute auf morgen, bis sich die Nutzer/innen mit dem neuen CRM-System vertraut gemacht haben. Lege die Daten und Prozesse fest, die du im CRM-System unterbringen willst, und führe sie nach und nach ein, so dass die Nutzer/innen nach und nach lernen, das System zu nutzen.

  • Schlechte Migration der bestehenden Daten: Unabhängig davon, ob die aktuellen Kundendaten in Google-Tabellen oder einem anderen formellen CRM gespeichert sind, müssen sie vollständig und ordnungsgemäß in das neue CRM importiert werden, um ihre Zugänglichkeit und Nutzbarkeit zu optimieren.

Muster für einen Projektplan zur CRM-Implementierung

Es ist immer eine gute Idee, mit einer Vorlage für einen Plan zur CRM-Einführung zu arbeiten. Es gibt viele gute Quellen im Internet, wo du eine solche Vorlage sehen, kopieren oder herunterladen kannst. Wichtig bei der CRM-Projektplanung ist, dass du eine Vorlage oder einen Plan findest, der zu deinem Zeitrahmen und deinem Budget passt. Andernfalls kannst du dich vielleicht mit deinem Team zusammensetzen und eine eigene Vorlage für einen Plan zur CRM-Einführung erstellen. Wenn ja, würdest du die schrittweise Planung oder die Besprechung der Ziele auf höchster Ebene bevorzugen?

FAQs zur CRM Implementierung

Im Folgenden gehen wir auf ein paar häufig gestellte Fragen rund um die CRM Einführung ein:

Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten einer CRM-Einführung?

Die durchschnittlichen Kosten für eine CRM-Implementierung hängen von der Anzahl der Nutzer ab. Sie können zwischen kostenlos und 20 € pro Nutzer und Monat liegen. Robustere CRM-Systeme mit umfangreichen Funktionen bieten Pauschalangebote, die zwischen 1.000 und 5.000 € pro Monat liegen können.

Gibt es Unternehmen, die bei der Einführung eines CRM Systems helfen können?

Viele CRM-Anbieter bieten Dienstleistungen an, die dir bei deiner CRM-Einführung helfen. Dazu gehören viele der großen Namen im CRM-Bereich wie HubSpot CRM*, monday.com* und Freshsales*. Es gibt auch Drittanbieter, die dir bei der CRM-Implementierung helfen können, obwohl diese teuer sein können.

Was sind die größten Herausforderungen bei der CRM System Einführung?

Die größte Herausforderung bei der CRM-Implementierung ist es, die Zustimmung deines Teams zu bekommen. Ein CRM-System ist nur so effektiv, wie es angenommen und genutzt wird. Du musst deinem Team klar kommunizieren, warum du ein CRM einführst und ihnen Zeit und Ressourcen zur Verfügung stellen, damit sie es beherrschen.

Idee

Fazit – CRM Implementierung 2022: In 10 Schritten zur erfolgreichen CRM Einführung

Jetzt, wo du dich über die Best Practices der CRM-Implementierung informiert hast, ist es an der Zeit, dich darauf vorzubereiten, das Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsmanagement) in deinen Geschäftsprozess zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und der Verbesserung der Kundenbeziehungen zu integrieren. Auch wenn die meisten CRM-Systeme so konzipiert sind, dass sie sofort funktionieren, solltest du bedenken, dass es sich nicht um eine Einheitslösung handelt, die jedes Mitglied deines Teams sofort nutzen kann. Investiere mehr Zeit in die Integration, Anpassung, Prüfung, Schulung und das Einholen von Feedback, damit dein Team mit deiner neuen CRM-Lösung zurechtkommt.

Erinnere dich dabei einfach an die wichtigsten Punkte:

Denke an deine speziellen Bedürfnisse und daran, wer in deinem Unternehmen das CRM nutzen wird. Stelle sicher, dass sie ein Mitspracherecht bei der Auswahl des CRM-Systems haben und in die CRM Implementierung und Einarbeitung einbezogen werden.

Erfasse Daten und analysiere sie. Erstelle regelmäßig Berichte über die Wirksamkeit des CRM und seine Akzeptanzraten. Bitte die CRM-Nutzer/innen häufig um Feedback und scheue dich nicht, den Kurs zu ändern, wenn es nötig ist.

Das war’s fürs Erste. Viel Erfolg bei der Einführung eines CRM Systems.

Wir hoffen, du nimmst zudem als Fazit mit, dass du dich nach der besten CRM-Lösung für deine Bedürfnisse umsehen solltest, falls du das noch nicht getan hast. Vergiss nicht, dir unsere anderen Artikel zum Thema CRM durchzulesen, und probiere auch die kostenlosen CRM-Lösungen der verschiedenen Anbieter aus.

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Welche Hürden hast Du bei der CRM Implementierung bzw. Einführung eines CRM Systems? Schreibe es in die Kommentare.

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