Die Top 10 häufigsten CRM Probleme bzw. Fehler und wie du diese lösen bzw vermeiden kannst

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Ein CRM-System (Customer Relationship Management) bzw. Kundenverwaltungsprogramm soll die Produktivität und Effizienz deines Teams steigern, indem es die Anfragen deiner Kunden rationalisiert und sie reibungslos verwaltet. Wenn du jedoch bei der Nutzung eines CRM-Systems mit Problemen bzw. Fehlern konfrontiert wirst, die sich auf die Produktivität deines Teams auswirken, dann ist das ein schlechtes Zeichen für dein Unternehmen. Um ehrlich zu sein, sind fehler und Probleme mit CRM-Systemen heutzutage sehr verbreitet. Auch die Einführung von CRM-Systemen kann ihre eigenen Probleme mit sich bringen. Es kann eine ganze Reihe von Gründen für Probleme bei der CRM Einführung, Sicherung und eines CRM-Systems geben.

Aber um diese CRM Probleme zu lösen bzw. CRM Fehler zu verhindern, musst du einige Tipps von Experten befolgen. Deshalb geben wir dir heute ein paar bewährte Tipps für die häufigsten Probleme mit CRM-Systemen und wie du sie proaktiv lösen kannst.

Wenn du also von den Problemen mit deinem CRM-System frustriert bist und sie zum Wohle deines Unternehmens lösen willst, lies diesen Artikel weiter. Wir hoffen, dass er dir hilft, Ideen zu finden, wie du dein Unternehmen mit einem guten CRM-System auf eine ganz neue Ebene heben kannst.

Wenn du den Artikel über CRM Probleme und Fehler durchgelesen hast, empfehle ich du dir unsere Artikel über die Besten CRM Software Anbieter aber auch die Besten CRM Systeme für Kleinunternehmen und auch über die besten CRM Tools für Startups durchzulesen, um die Vor- und Nachteile, die Funktionen und Tools sowie Preisvergleiche zu erfahren und um so evtl. den ein oder anderen CRM Fehler bzw. CRM Problem schon im voraus zu vermeiden.

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Bereit? Dann lass uns loslegen, damit Du die häufigsten CRM Probleme bzw. CRM Fehler lösen oder sogar vermeiden kannst.

Inhaltsverzeichnis

1 Die Bedeutung von CRM-Systemen in einem Unternehmen
2 Die 10 häufigsten CRM Probleme und wie du diese lösen bzw. vermeiden kannst
3 Tipps zur Überwindung all dieser Probleme mit CRM-Systemen
4 Fazit- Die TOP 10 häufigsten CRM Probleme bzw. Fehler und wie du diese lösen bzw vermeiden kannst

Die Bedeutung von CRM-Systemen in einem Unternehmen

Ein neuer Trend in der Kundenbetreuung ist die Einführung von CRM-Systemen. Es bietet Unternehmen die Möglichkeit, Daten über ihre Kunden zu erhalten, ihre Beziehungen zu diesen Kunden zu verwalten und zu verstehen, was sie erfolgreich macht. Dies führt dann zu einer Optimierung der Kundenbeziehung zwischen Unternehmen und Kunde, zu mehr Kundenzufriedenheit und erhöhter Kundenbindung.

Außerdem sind Unternehmen immer auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre internen Arbeitsabläufe insbesondere die im Rahmen der Sales Pipelines zu optimieren. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Einführung eines zuverlässigen CRM-Systems (Customer Relationship Management). Ein umfassendes CRM-System hilft dir, den Überblick über alle deine Kunden und ihre individuellen Bedürfnisse zu behalten. So hast du die Möglichkeit, allen deinen Kunden den besten Service zu bieten.

Im Wesentlichen dient ein CRM-System dazu, Kunden und ihre Interaktionen mit deinem Unternehmen zu überwachen. Indem es alle Informationen auf einer organisierten Plattform bereitstellt, ermöglicht CRM eine einfache Entscheidungsfindung über Kundendaten, auf deren Grundlage du eine fundierte Entscheidung für deine zukünftigen Werbe- und Marketingkampagnen treffen kannst.

In diesem Artikel gehe ich im Übrigen auf mehr als 21 Vorteile ein, die mit der Nutzung eines CRM Systems verbunden sind.

Die 10 häufigsten CRM Probleme und wie du diese lösen bzw. vermeiden kannst

Ich habe häufige Probleme und ihre Lösungen zusammengestellt, damit du dich auf andere Aspekte deines Unternehmens konzentrieren kannst. Ich habe einige häufige Probleme aufgeschlüsselt, die nach Meinung von Unternehmern auftreten, und wie du sie lösen kannst.

Sicherheitsprobleme

Sicherheit ist ein großes Thema. Heutzutage ist jeder um seine Daten besorgt. Vom Geschäftsinhaber bis hin zu einem beliebigen Typen, der ein Online-Profil hat, will jeder seine Daten geschützt und sicher halten. Und der Wert der Daten ist enorm.

In Bezug auf dein Unternehmen sind deine Unternehmensdaten wohl das wertvollste Gut, das du hast. Wenn also die Möglichkeit besteht, dass dein CRM-System ein Leck hat, kann das für dich und dein Unternehmen verheerend sein.

Und um ganz ehrlich zu sein, gibt es viele CRM-Systeme, die einen schlechten Ruf haben, weil sie nicht sicher genug sind. Da beim Onboarding auf eine neue CRM-Plattform riesige Datenbestände gesammelt und übertragen werden müssen, musst du sicher sein, dass du ein System hast, dem du vertrauen kannst.

Dieses häufige CRM-Problem lässt sich somit in einer einzigen Frage ausdrücken…

„Wie kann ich meine Daten schützen?“

Die Antwort? Nun, das kommt darauf an…

Wie du die Cybersicherheit deines CRM-Systems in den Griff bekommst, hängt von der Art der Bereitstellung ab, die du gewählt hast: On-Premise oder Cloud-basiert.

On-Premise-Software wird auf Servern installiert, die sich physisch in den Räumlichkeiten deines Unternehmens befinden. Die Server der Cloud-basierten Software werden von dem Unternehmen verwaltet und betrieben, das du als Anbieter deines CRM-Systems ausgewählt hast.

Wenn du dich für eine lokale Lösung entscheidest, hast du mehr Kontrolle über die Sicherheit, die Daten, die Benutzerrechte und die Einrichtung deines Systems. Daher musst du bei der Absicherung deiner Server selbst aktiv werden. Dazu gehören:

Installation von Firewalls und Antivirentechnologie
Sicherstellen, dass der physische Zugang zu deinen Servern begrenzt und kontrolliert wird
Regulierung des Verhaltens der Mitarbeiter/innen am Standort deiner Server und in dessen Umgebung
Sichern Sie Ihre lokale Internetverbindung mit starken Passwörtern
Regelmäßige Aktualisierungen deines Betriebssystems

Wenn du dich für ein cloudbasiertes System entschieden hast, sollte dir dein CRM-Anbieter die meisten Aufgaben der CRM-Cybersecurity abnehmen.

Wir sollten anmerken, dass viele Unternehmer/innen befürchten, dass cloudbasiertes CRM nicht so sicher ist, weil es über das Internet betrieben wird. Aber keine Sorge – Cloud-basierte Systeme sind heutzutage genauso sicher (wenn nicht sogar noch sicherer!) wie ihre On-Premise-Pendants.

Wir können dir eines dieser cloudbasierten CRM-Systeme empfehlen:

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Beste CRM Software	Monday.com Monday.com die wohl beste CRM-Software auf dem Markt. Mit maßgeschneiderten Vertriebspipelines, die nach deinen Vorgaben erstellt werden, der Möglichkeit, deine eigenen Workflows einzurichten und das Beste aus deinen Daten zu machen, und vielen anderen Funktionen ist Monday.com die in meinen Augen aktuell beste CRM-Software. TOP Empfehlung	9.8	Jetzt Testen*
Beste CRM Vertrieb Software	Pipedrive Pipedrive ist eine einfach zu bedienende CRM-Software für den Vertrieb. Mit KI, die sich wiederholende Aufgaben und die Verwaltung von Leads und Verkäufen unterstützt, ist Pipedrive ein Tool, das genau auf Vertriebsmitarbeiter zugeschnitten ist. Sehr empfehlenswert.	9.8	Jetzt Testen*
Bestes kostenloses CRM	Hubspot CRM Hubspot ist eine leistungsstarke All-in-One-CRM-Software für kleine Unternehmen. Du kannst sie für deine Marketing-, Vertriebs- und Kundendienstteams nutzen, um sowohl Inbound- als auch Outbound-Bemühungen zu rationalisieren und zu automatisieren und so ein hervorragendes Kundenerlebnis zu schaffen. Hubspot* ist die beste kostenlose CRM Software. Sehr zu empfehlen!	9.8	Jetzt Testen*
TOP für Vertriebs- und Sales Teams	Freshsales Freshworks CRM bzw. Freshsales ist ideal, wenn du einen kontextbezogenen Verkauf mit einem kürzeren Verkaufszyklus anstrebst. Mit einer 360-Grad-Sicht auf deine Kunden kannst du Geschäfte schneller abschließen und deinen Verkaufsprozess effektiver gestalten. TOP kostenlose CRM Software!	9.8	Jetzt Testen*
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Beste CRM Software für B2B	Salesflare Salesflare ist eines der Besten CRM Software Anbieter für B2B. Ich empfehle Salesflare* für B2B-Vertriebsteams, die ihr Lead-, Interessenten- und Kundenmanagement verbessern wollen. TOP CRM Software für B2B!	9.8	Jetzt Testen*
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Abhängigkeit vom IT-Team

Es ist nicht immer wichtig, dass das IT-Team in jede Phase deines Unternehmens eingebunden ist. Auch wenn sie für das Verständnis der technischen und funktionalen Aspekte unerlässlich sind, ist es nicht sinnvoll, in allen Belangen von ihnen abhängig zu sein.

Das Vertriebs- und Marketingteam muss besser verstehen, wie sich das System verhalten sollte, um die zukünftigen Ziele zu erreichen, da diese Abteilungen die Hauptnutzer des CRM-Systems sind.

Heutzutage gibt es wie wir gesehen haben, viele Cloud-basierte CRM-Software, die es Managern ermöglicht, aus der Ferne auf ihre Kundendaten zuzugreifen.

Das hilft dabei, Aufträge schneller abzuschließen. Bei diesen Funktionen kann es sein, dass das IT-Team nicht immer verfügbar ist, um den Weg zu zeigen. Daher sollten alle Teams während der CRM Implementierung und der Datenmigration gleichermaßen beteiligt sein.

Die Wahl der falschen CRM-Software

Es mag ein offensichtlicher Fehler sein, aber dieses häufige CRM-Problem ist besonders heimtückisch. Denn bis du merkst, dass du die falsche Software eingesetzt hast, ist der Schaden vielleicht schon angerichtet…

Du hast dich also für das falsche CRM-System entschieden. Warum sich ärgern? Das kommt vor.

Egal, ob du dich von den Sirenen eines günstigen Angebots verführen lässt oder dem Druck der Verkäufer nachgibst – viele Unternehmer/innen haben am Ende ein CRM-System, das einfach nicht zu ihnen passt.

Was das System angeht, gibt es viele Gründe, warum ein bestimmtes CRM nicht zu deinem Unternehmen oder deiner Branche passt. Vielleicht hast du dich für eine Software entschieden, die sich auf Marketing-Automatisierung spezialisiert hat (wie Hubspot*), obwohl deine eigentliche Priorität der Verkauf ist – und du eigentlich etwas wie Pipedrive* brauchst.

Du könntest sogar mit CRM in eine Sackgasse geraten, obwohl du eigentlich eine Projektmanagement-Software wie Monday.com* brauchst.

Vielleicht hast du einen Plan mit zu vielen (oder zu wenigen) Funktionen gewählt. Es könnte sogar sein, dass dir die Benutzeroberfläche des Systems einfach nicht zusagt – sie ist vielleicht schwer zu bedienen oder unangenehm anzusehen.

Was kannst du also tun?

Nun, du hast damit begonnen, dich mit unseren CRM-Inhalten zu beschäftigen … du bist also schon auf dem richtigen Weg.

Ich empfehle dir insbesondere unsere Artikel über die Besten CRM Software Anbieter aber auch die Besten CRM Systeme für Kleinunternehmen durchzulesen, um die Vor- und Nachteile, die Funktionen und Tools sowie Preisvergleiche zu erfahren und um so evtl. den ein oder anderen Fehler der Wahl der falschen CRM Software bereits im voraus zu vermeiden.

Hier findest Du im übrigen unsere TOP 3 CRM Systeme:

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Unzureichende Ausschöpfung des CRM-Systems

Du hast also dein CRM-System installiert und deine Mitarbeiter/innen nutzen es… aber nutzt du die Funktionen und Möglichkeiten deiner Software auch optimal?

Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass du das nicht tust. Statistiken zeigen, dass fast die Hälfte (43 %) der CRM-Nutzer weniger als die Hälfte der Funktionen ihrer Software nutzen. Aber warum?

Ist es Faulheit? Mangelndes Engagement der Mitarbeiter oder Widerstand gegen die Nutzung des Systems?

In manchen Fällen ja – aber bei vielen Teams, die ihr CRM-System nicht voll ausschöpfen, liegt es einfach daran, dass sie nicht wissen, was die Software alles kann.

CRM wird oft fälschlicherweise mit CMS (Contact Management Software) gleichgesetzt oder nur als Datenbank zum Speichern von Kundendaten gesehen. Das tut CRM zwar auch, aber es ist so viel mehr.

Die Stärke von CRM liegt darin, dass es dir ermöglicht, wichtige Daten zu verarbeiten – Trends zu erkennen, Käufergewohnheiten zu analysieren und genaue Verkaufsprognosen zu erstellen. CRM ist nicht nur ein Ort, an dem du Informationen speicherst, sondern auch ein intelligentes Instrumentarium, mit dem du deine Bemühungen in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Kundenservice intelligenter gestalten kannst.

Die Chancen stehen gut, dass dein Team all das noch nicht weiß.

Zum Glück gibt es einige Möglichkeiten, dieses Problem zu umgehen.

Die naheliegendste ist, den vollen Funktionsumfang deiner CRM-Software zu erkunden. Das kannst du tun, indem du dich mit dem Kundensupport-Team deines CRM-Anbieters per Telefon, Help Desk oder Live-Chat in Verbindung setzt.

Du kannst auch die Online-Wissensdatenbank deines CRM-Anbieters nutzen, um Tutorials, Videos und Artikel zu finden, die dir den Einstieg erleichtern. Viele CRM-Anbieter haben auch Plattformen für spezielle Kunden-Communities: Dort kannst du Fragen stellen, an Threads teilnehmen und mehr über die Feinheiten und Feinheiten deiner CRM-Software erfahren.

Es liegt dann an dir, diese Vorteile an dein Team weiterzugeben – wenn dir das zu viel ist, kannst du auch eine Live-Demo mit deinem CRM-Anbieter vereinbaren, der das für dich übernimmt.

Natürlich kann es sein, dass du nicht alle Funktionen brauchst, die das CRM bietet. Das ist wichtig zu wissen, denn dann kannst du vielleicht auf ein kleineres Angebot umsteigen, das besser zu deinen aktuellen Bedürfnissen passt – und dabei etwas Geld sparen.

Mangelnder Support für die CRM Systeme

Angenommen, du hast ein CRM-System gekauft und stellst fest, dass einige Funktionen nicht richtig funktionieren, was würdest du dann tun? Natürlich wendest du dich an das Support-Team, um eine Lösung zu finden.

Wenn du ein Ticket für deine Probleme erstellst und dann ewig auf eine Antwort vom Supportteam warten musst, kann das sehr frustrierend sein. Fehlender Support ist ein sehr häufiges Problem bei CRM-Systemen. Das kann dich davon abhalten, ein CRM-System zu nutzen.

In der Zwischenzeit könntest du auch deine Kunden verlieren, weil du nicht in der Lage bist, sie richtig zu verwalten.

Dein Team wird immer Fragen zum System haben, und deine Software muss zwangsläufig überarbeitet und optimiert werden, wenn dein Unternehmen wächst und sich verändert. Dein CRM-Partner muss dir bei jedem Schritt zur Seite stehen.

Um solche Situationen zu vermeiden, solltest du vor der Auswahl eines CRM-Systems die Bewertungen des jeweiligen CRM-Tools prüfen. Du kannst auch die kostenlose Version (falls verfügbar) der CRM-Software nutzen, um zu prüfen, wie schnell das Support-Team reagiert.

Es braucht viel Zeit, das CRM System zu aktualisieren

Obwohl der Prozess der Nutzung eines CRM-Systems relativ einfach ist, braucht es dennoch einige Zeit und viel Bandbreite, um Daten zu bewegen, vor allem, wenn du eine große Menge an Informationen zu bewegen hast.

Außerdem brauchen die Mitarbeiter/innen Zeit, um sich an die neue CRM-Lösung zu gewöhnen. Es kann Wochen oder sogar Monate dauern, bis sich einige deiner Mitarbeiter/innen mit den Herausforderungen der Nutzung eines CRM-Systems vertraut gemacht haben.

Du erwartest von deinen Marketingmitarbeitern, dass sie so viele Geschäfte wie möglich abschließen. Wenn du ihnen aber ein Tool in die Hand gibst, das sie viel Zeit kostet, nur um es auf dem neuesten Stand zu halten, und ihnen keinen Mehrwert für ihre Arbeit bietet, wäre das der größte Witz im Vertrieb.

Achte also darauf, dass du ein einfaches und leicht zu pflegendes CRM-System auswählst.

Veraltete Informationen

Menschen verändern sich, und ihre Daten auch. Wie kannst du also sicherstellen, dass dein Unternehmen immer mit den aktuellsten und genauesten Informationen arbeitet?

CRM-Software leistet eine Menge. Leads über deine Websites und Social-Media-Kanäle erfassen, diese an dein Vertriebsteam weiterleiten und all diese Kundendaten von einer zentralen Stelle aus verwalten? Ja, das ist eine ganze Menge.

Aber natürlich kann ein CRM nicht alles. Und wenn du erwartest, dass es deine Kundendaten für dich aktualisiert, solltest du dir das noch einmal überlegen.

Das ist ein häufiges CRM-Problem. Nach einer gewissen Zeit stauen sich in CRM-Systemen veraltete Kundendaten an. Alte Telefonnummern, Firmenwechsel, neue Berufsbezeichnungen – die Dinge ändern sich ständig, und du musst mit ihnen Schritt halten.

So geht’s.

Als Erstes solltest du deine CRM-Datenbank einem Frühjahrsputz unterziehen. Entferne Kontakte, deren E-Mails nicht ankommen oder die auf deine Anrufe nicht reagieren. Entferne (oder reaktiviere!) alle nicht abgeschlossenen Leads oder Interessenten, die zu lange im System bleiben.

Du solltest auch darüber nachdenken, alle E-Mail-Vorlagen, die du nicht mehr verwendest, sowie alle alten Berichte zu löschen. So kannst du dein CRM-System auffrischen und gleichzeitig Speicherplatz freimachen – falls letzteres ein Problem ist, kannst du immer noch mehr kaufen.

Du kannst auch sicherstellen, dass deine Kundendaten korrekt sind, indem du abgelaufene Kunden mit neuen Angeboten und Rabatten wieder ansprichst. Führe eine E-Mail-Marketing-Kampagne durch, die im Austausch für die Kundendaten Vorteile bietet. Deine CRM-Datenbank wird sich vor deinen Augen verjüngen!

Das CRM-System ist zu teuer

CRM kostet zu viel Geld? Sehen wir uns an, wie du die Kosten senken kannst…

CRM-Software ist profitabel. So profitabel, dass sie den Statistiken zufolge den Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter um über 40 % steigern kann.

Trotzdem gibt es viele Gründe, warum du noch nicht den ROI siehst, den du von deinem CRM erwartet hast. Implementierungsprobleme, Datenschutzhürden, mangelnde Mitarbeiterbeteiligung am System … einige oder alle dieser häufigen CRM-Probleme können dir das Gefühl geben, dass du nicht genug für dein Geld bekommst.

Hier erfährst du, was du tun kannst, wenn sich dein CRM als zu teuer erweist.

Ganz einfach… ein Downgrade!

CRM ist fast immer preislich gestaffelt. Eine Basisversion ist billig, während eine funktionsreichere Version (die du wahrscheinlich schon hast) deutlich mehr kostet. Wenn du also ein Downgrade vornimmst, kannst du Liquidität freisetzen.

Um Geld zu sparen, musst du aber nicht auf Funktionen verzichten. CRM wird pro Benutzer und Monat berechnet – du kannst also die Kosten senken, indem du die Anzahl deiner Mitarbeiter/innen, die Zugriff auf das System haben, reduzierst.

Und wenn die Zeiten hart sind und keine der oben genannten Optionen machbar ist, kannst du dich für ein kostenloses Angebot entscheiden. Kostenlose CRM-Software ist stark eingeschränkt und wir empfehlen sie eher nicht für ambitionierte Unternehmen. Aber vielleicht ist es genau das, was du brauchst, um eine Verschnaufpause einzulegen, deine CRM-Strategie neu zu kalibrieren und dabei auch noch Geld zu sparen.

In diesem Artikel habe ich die einzelnen Kosten für CRM Software miteinander verglichen.

Diese Tabelle gibt Dir dabei schon eine erste Übersicht:

CRM System

Monday.com

Pipedrive

Hubspot CRM

Freshsales

Keap

Salesflare

Zoho CRM

Kosten pro Nutzer/Monat

ab 10 ,- €

ab 19,90 €

ab 46 € (min. 2 Nutzer)

ab 18,- €

169,- $ (2 Benutzer)

ab 35,- €

ab 20,- €

Kostenlose Testversion

✅ (14 Tage)

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✅ (21 Tage)

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Kostenlose Version

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18% bei jährlicher Zahlung

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Datenschutz und ethische Fragen im CRM System

Laut Statistik glauben 74% der CRM-Nutzer, dass die Software ihren Zugang zu Kundendaten verbessert hat. Aber zu welchem Preis?

D, S, G, V, O. Für sich genommen sind es fünf harmlose Buchstaben. Aber in Kombination stehen sie für die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – eine bahnbrechende Gesetzgebung, die erst vor ein paar Jahren eingeführt wurde.

Mit der DSGVO wurden strenge Regeln dafür eingeführt, wie Unternehmen Kundendaten sammeln, verwalten und nutzen dürfen. Da das Sammeln, Verwalten und Nutzen von Kundendaten so etwas wie die Daseinsberechtigung eines CRM-Systems ist, kannst du dir vorstellen, welche Hürden diese Gesetzgebung für dein Team mit sich bringt.

Aber es geht nicht nur darum, die Vorschriften einzuhalten (und die saftigen Geldstrafen für diejenigen zu vermeiden, die es falsch machen). Die Speicherung und Nutzung von Kundendaten wirft natürlich auch einige ethische Fragen auf, und du bist es deinen Kunden schuldig, ihre Daten zu schützen.

Wie bringst du also die Einhaltung von Vorschriften und die Kundenpflege unter einen Hut und schaffst gleichzeitig ein Gleichgewicht zwischen Gewinn und Prinzipien?

Das Hauptproblem beim CRM ist, dass die Leute dir ihre persönlichen Daten geben und du dann für ihre Sicherheit verantwortlich bist – und, in Ermangelung eines besseren Wortes, für ihre „Verwendung“.

Als jemand, der Zugang zu praktisch allen Kundendaten hat, musst du sehr vorsichtig sein, wie du sie auswertest und wie du sie weitergibst (was du in der Regel nicht darfst).

„Ich denke, selbst in einer Welt ohne DSGVO würde ich mich immer vergewissern, dass die Kunden zugestimmt haben, was wir ihnen schicken. Erstens, weil sie sich sonst aufregen und beschweren werden, weil du ihr Vertrauen missbrauchst. Zweitens: Wenn ich an ihrer Stelle wäre (und so viele E-Mails erhalten würde, wie ich es oft tue), würde ich das für akzeptabel halten? Das hat mehr mit Ethik als mit Datenschutz zu tun. Die Leute haben dir ihre persönlichen Daten anvertraut, und es ist deine Verantwortung als Verantwortlicher für CRM und Datenverarbeitung, ihnen nur das zu schicken, was sie dir erlaubt haben – alles, was darüber hinausgeht, ist meiner Meinung nach unethisch.“

Hier sind meine drei wichtigsten Tipps um mit einem CRM System DSGVO konform zu sein (Kein Anspruch auf Vollständigkeit)

Stell sicher, dass alles protokolliert wird: Einverständniserklärungen, Opt-in/Out-Nachrichten und andere Datenverarbeitungsvorgänge müssen alle protokolliert werden – am besten monatlich. Du musst in der Lage sein, anzugeben, woher du die Kundendaten hast, wozu sie ihre Zustimmung gegeben haben (und wann) und was du ihnen geschickt hast.
Begrenze die Anzahl der für die Verarbeitung Verantwortlichen: Je mehr Personen du hast, die Opt-in/Out-Erklärungen, Einwilligungswege und Datenfelder ändern können, desto mehr potenzielle Fehler können gemacht werden – und desto schwieriger ist es, sie zu ermitteln. Wenn du eine genaue Liste der Personen führst, die etwas ändern dürfen, und die Benutzerrechte deines CRM-Systems im Auge behältst, bist du auf der richtigen Seite der Gesetzgebung.
Denke daran, dass die DSGVO nicht nur für das Marketing gilt: Stelle sicher, dass deine Prozesse für alle anderen Aspekte deines Unternehmens DSGVO-konform sind. Ein wichtiger Punkt ist die Einstellung von Personal: Wie gibst du Lebensläufe weiter? Wo entsorgst du sie, nachdem der Bewerber ein Vorstellungsgespräch geführt hat? Mit solchen Dingen kannst du sehr leicht auf der falschen Seite der DSGVO landen.

Geringes Engagement der Mitarbeiter und Akzeptanzprobleme

Egal, wie sehr du dich bemühst, eine neue Arbeitsweise einzuführen, es wird immer Widerstand geben.

Denk an Klaus, den mürrischen, streitlustigen Verkäufer, der schon am Wasserspender saß, als noch Dinosaurier auf der Erde lebten. Dieses Relikt ist in seinen Gewohnheiten verhaftet, lehnt Veränderungen ab – sowohl technologische als auch soziale – und hat kein Interesse an der „neumodischen“ CRM-Software, die du ihm vorgesetzt hast.

Klaus ist natürlich ein Archetyp, aber es gibt viele wie ihn – Angestellte, die sich, aus welchen Gründen auch immer, weigern, sich auf neue Wege einzulassen.

Daten zeigen, dass sechs von zehn Vertriebsmitarbeitern nicht bereit sind, die Prozesse, die für sie funktionieren, zu ändern, und mehr als jedes fünfte Unternehmen nennt die „Einführung von Technologie“ als die größte Herausforderung für sein Unternehmen.

Wie bringst du also deine Mitarbeiter dazu, dein CRM zu nutzen und sich mit den unzähligen Funktionen und Möglichkeiten, die es bietet, zu beschäftigen?

Indem du ihnen zeigst, wie leistungsfähig dein CRM-System sein kann.

Schließlich sollte CRM nicht als etwas angesehen werden, das du deinen Verkäufern aufzwingen musst. Es macht ihre Arbeit einfacher!

Außerdem wirkt das Zuckerbrot fast immer besser als die Peitsche. Biete saftige Anreize für deine Spitzenverdiener und belohne die kreativsten Marketingkampagnen.

Wenn die „Kläuse“ in deinem Büro erst einmal kapiert haben, wie viel Zeit und Mühe ihnen ein CRM erspart – und dass es eine Abkürzung zu dem von dir angebotenen Bonus ist – werden sie sich nicht beschweren.

Wenn du dein CRM-System erst kürzlich eingeführt hast und sicherstellen willst, dass deine Mitarbeiter/innen es auch nutzen, lies unseren Leitfaden zur Steigerung der CRM-Akzeptanz.

Tipps zur Überwindung all dieser Probleme mit CRM-Systemen

Jetzt fragst du dich vielleicht, warum du ein CRM-System zur Optimierung Deiner Kundenbeziehungen und für das Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management) einsetzen solltest, wenn es all diese Probleme für dein Unternehmen mit sich bringt. Aber vergiss nicht, dass du kein einziges der oben genannten Probleme haben wirst, wenn du vor dem Kauf oder der Implementierung eines CRM-Tools, das deinen Anforderungen entspricht, eine gründliche Analyse vornimmst.

Wenn du dich also für ein CRM-System für dein Unternehmen entscheidest, stelle sicher, dass du eine Strategie für den Einsatz einer CRM-Lösung bzw. Deiner CRM Projekte hast und dass die Lösung alle notwendigen Funktionen enthält, die du für die Verwaltung deiner Kunden und der Kundenbeziehungen benötigst.

Fazit- Die TOP 10 häufigsten CRM Probleme bzw. Fehler und wie du diese lösen bzw vermeiden kannst

Jetzt kennst Du die häufigsten CRM Probleme bzw. Fehler und weißt, wie du diese lösen bzw vermeiden kannst. Somit bist du ziemlich gut gerüstet.

Mit dem Wissen über diese frühen CRM-Probleme (und natürlich deren Lösungen) bist du in der Lage, die Geschicke deines Unternehmens in die Hand zu nehmen und bedeutungsvollere, dauerhafte Beziehungen zu deinen Kunden zu knüpfen.

Das heißt, wenn du bereits ein CRM-System hast.

Diejenigen unter euch, die noch nicht den richtigen CRM-Anbieter gefunden haben, brauchen sich nicht zu sorgen – wir können helfen.

Denn in unseren Artikeln über die Besten CRM Software Anbieter aber auch die Besten CRM Systeme für Kleinunternehmen kannst Du alles über die Vor- und Nachteile, die Funktionen und Tools sowie Preisvergleiche zu erfahren und um so evtl. die richtige CRM Software für Deine Bedürfnisse auswählen:

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